Ajuda de custo: entenda os detalhes desse tipo de benefício

Em diversos setores, é comum que funcionários precisem usar recursos próprios em certas ocasiões corporativas, como almoços com clientes, viagens profissionais, hospedagens durante eventos, transporte com veículo próprio, entre outras possibilidades. Quando isso acontece, é comum que o colaborador preste contas sobre o que foi gasto, e esse valor é reembolsado pela empresa.

Porém, esse processo pode ser burocrático e até mesmo desmotivador para quem precisa arcar com as despesas antecipadamente. Além disso, a gestão dos comprovantes e a conferência manual dos gastos consome tempo e energia do setor de Recursos Humanos e do departamento financeiro. 

E, para tornar essa dinâmica mais prática e eficiente, muitas empresas estão adotando o sistema de ajuda de custo, um valor fixo mensal destinado a cobrir esse tipo de despesa corporativa.

Nesse post, a Pluxee explica em mais detalhes o que é ajuda de custo, como ela funciona, quais são os cuidados legais que devem ser observados, e como o uso de um cartão multibenefícios pode facilitar a gestão desse processo tanto para a empresa quanto para o colaborador. Vamos lá!

O que é a ajuda de custo?

A ajuda de custo é um valor pago ao colaborador para custear despesas específicas relacionadas ao trabalho, mas que não são permanentes ou recorrentes na rotina de todos os dias. Ela é diferente do salário, já que tem finalidade indenizatória e não remuneratória – ou seja, seu objetivo é compensar o colaborador por gastos que ele teve em função de uma necessidade profissional, e não como recompensa pelo seu trabalho.

Esse tipo de benefício pode ser utilizado em diferentes situações, como:

• Viagens a trabalho (transporte, alimentação, hospedagem);
• Uso de veículo próprio para compromissos corporativos;
• Participação em eventos, cursos e treinamentos externos;
• Atividades que demandam deslocamento fora da sede da empresa;
• Representação da empresa em reuniões com clientes ou parceiros.

Em geral, a ajuda de custo é paga quando se espera que o colaborador terá determinados gastos ao desempenhar atividades específicas, mas não tem a necessidade de uma prestação de contas detalhada por parte dele — especialmente quando os valores são previamente definidos.

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Qual a diferença entre ajuda de custo e reembolso?

Essa é uma dúvida muito comum, e por motivos óbvios: ambos os processos envolvem certas despesas com situações corporativas específicas. Porém, apesar disso, eles são mecanismos diferentes.

O reembolso exige que o colaborador arque com os custos inicialmente e guarde os comprovantes para depois solicitar a devolução dos valores para a empresa. Esse processo costuma ser mais demorado e burocrático, e exige controle rigoroso tanto por parte do colaborador quanto do RH.

Já a ajuda de custo antecipa o valor que será utilizado, com base em uma estimativa média dos gastos esperados para determinado período ou tipo de atividade. Isso evita que o colaborador tenha que comprometer seus próprios recursos e simplifica o processo interno de gestão financeira da empresa.

CLT, ajuda de custo, e como ela está incluída na legislação

Quando falamos da ajuda de custo, algumas das dúvidas mais comuns envolvem como ela é tratada pela CLT – “a ajuda de custo tem incidência de encargos?” ou “a ajuda de custo integra salário?”.

As respostas são relativamente simples: a CLT não especifica com detalhes como a ajuda de custo deve funcionar, mas a legislação permite sua concessão como uma verba indenizatória. 

Isso significa que, quando paga de forma eventual, para cobrir despesas específicas e comprovadas, a ajuda de custo não se incorpora ao salário do trabalhador e não sofre incidência de encargos trabalhistas, como FGTS, INSS e férias.

Porém, é fundamental que as empresas observem alguns cuidados:

• A ajuda de custo não deve ser paga com habitualidade, sob o risco de ser considerada parte do salário;
• Deve haver clareza na política interna sobre os critérios de concessão, valores e tipos de despesas cobertas;
• Se possível, os valores devem estar registrados em contrato ou aditivo contratual, para fins de compliance e segurança jurídica.

Se a empresa optar por pagar um valor fixo mensal de forma contínua, é preciso estar atenta à possibilidade de questionamentos judiciais sobre a natureza remuneratória da ajuda de custo. Para evitar isso, o ideal é que esse benefício esteja sempre vinculado a despesas claramente justificáveis no contexto das atividades profissionais.

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Quais são as vantagens da ajuda de custo para a empresa?

Além de trazer mais praticidade e reduzir a burocracia dos reembolsos, a ajuda de custo traz outras vantagens importantes para as organizações:

Melhora a experiência do colaborador

Ao não precisar desembolsar valores do próprio bolso e esperar pelo reembolso, o colaborador se sente mais apoiado pela empresa. Isso contribui para o bem-estar financeiro e melhora a percepção do cuidado que a organização tem com seus profissionais.

Agiliza processos internos

A eliminação do processo de reembolso reduz o volume de trabalho do RH e do financeiro, que deixam de analisar centenas de notas fiscais manualmente. Isso permite que esses setores foquem em atividades mais estratégicas.

Facilita o controle de despesas

Com valores previamente definidos e uma política clara de uso, a empresa consegue ter maior previsibilidade orçamentária e evitar abusos ou fraudes.

Reduz riscos trabalhistas

Desde que concedida de forma adequada, a ajuda de custo não integra o salário e, portanto, não aumenta a base de cálculo dos encargos trabalhistas. Isso representa economia e menor exposição jurídica.

Como o cartão multibenefícios pode facilitar a gestão da ajuda de custo?

Uma maneira moderna e eficiente de conceder ajuda de custo é por meio de um cartão multibenefícios como o da Pluxee. 

Esse tipo de cartão permite que a empresa carregue valores específicos para o colaborador utilizar de acordo com as diretrizes da política interna. Com a Pluxee, você tem soluções personalizadas para a gestão de benefícios flexíveis, incluindo a ajuda de custo.

Fazer essa gestão através de um cartão multibenefícios vem com várias vantagens:

Segurança e rastreabilidade

Todas as transações ficam registradas em tempo real, permitindo o controle dos gastos por parte do colaborador e da empresa. Isso ajuda na prestação de contas e evita o uso indevido.

Flexibilidade de uso

Os cartões podem ser configurados com regras específicas — como limites de uso por categoria (transporte, alimentação, combustível, etc.) — adaptando-se às necessidades de cada área ou função.

Integração com a política de benefícios

Com um sistema de gestão centralizado, a empresa pode gerenciar a ajuda de custo juntamente com outros benefícios, como vale-refeição, alimentação, saúde, mobilidade, auxílio home office e muito mais, promovendo uma experiência mais completa para o colaborador.

Praticidade para todos os envolvidos

O RH ganha agilidade na liberação de valores, o colaborador tem autonomia para utilizar o benefício com mais conveniência, e o setor financeiro tem maior previsibilidade e controle de gastos corporativos.

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Como implementar uma política eficiente de ajuda de custo?

A adoção da ajuda de custo deve ser feita com planejamento e clareza, especialmente para garantir conformidade legal e eficiência na gestão. Aqui estão alguns passos que podem ajudar:

• Mapeie as situações em que a ajuda de custo será aplicável: identifique quais cargos, funções ou áreas da empresa mais demandam esse tipo de despesa.
• Defina os critérios de concessão: estabeleça regras claras para o pagamento da ajuda de custo: valores fixos, periodicidade, atividades cobertas, entre outros.
• Documente tudo em uma política interna: formalize a política em um documento acessível a todos, que possa ser utilizado como referência em caso de dúvidas ou auditorias.
• Escolha uma solução de pagamento eficiente: considere o uso de cartões multibenefícios como uma forma prática e segura de repassar os valores, com controle centralizado e mais autonomia para os colaboradores.
• Monitore os resultados: avalie o impacto da ajuda de custo na rotina da empresa, na satisfação dos colaboradores e na eficiência da gestão financeira.

Concluindo

A ajuda de custo é uma alternativa inteligente e estratégica ao modelo tradicional de reembolsos. Quando bem estruturada, ela traz agilidade, reduz burocracias e reforça a percepção de valor dos colaboradores em relação à empresa. E com o suporte de soluções como o cartão multibenefícios da Pluxee, é possível implementar esse benefício com controle, flexibilidade e conformidade legal.

Para os profissionais de RH, é essencial enxergar a ajuda de custo não apenas como uma despesa operacional, mas como uma ferramenta de valorização e eficiência, alinhada às novas demandas de uma gestão de pessoas mais estratégica, digital e humanizada.

Se você quer conhecer mais sobre como otimizar a gestão de benefícios corporativos com soluções personalizadas e eficientes, entre em contato com a Pluxee por meio do formulário abaixo. Estamos prontos para ajudar sua empresa a transformar o RH em um agente de inovação e protagonismo!