Como reduzir custos na empresa de pequeno e médio porte

Você sabe como reduzir custos na empresa, e quando essa prática é necessária? No processo de crescimento das pequenas e médias empresas, reduzir custos sem afetar a produtividade é uma parte essencial da evolução e crescimento da organização – e se você a negligenciar, o seu faturamento pode até aumentar, mas o seu lucro será insuficiente para cobrir os gastos necessários para manter sua pequena ou média empresa funcionando.

E nesse caso, amenizar ou cortar despesas é o jeito mais rápido de aprimorar a rentabilidade do empreendimento. A inclusão de uma política de controle de recursos e gestão de custos — financeiros e materiais — pode gerar economia e garantir a competitividade da sua marca em longo prazo.

Para saber mais sobre como diminuir custos na empresa, a Pluxee preparou um conteúdo com várias dicas práticas sobre o tema. Nele, reunimos as melhores ações de gerenciamento que podem diminuir os gastos do seu negócio. Confira:

Relacione os custos reais com os orçamentos

Um dos primeiros e mais importantes passos do processo de redução de custos na empresa é fazer um levantamento dos custos mensais e confrontá-los com o seu orçamento: verifique se existem divergências entre o que você definiu gastar e o que realmente gasta – quanto maior for esse custo, mais medidas de contenção devem ser empregadas para economizar.

Os gastos mais altos do que orçados, normalmente, apontam brechas para diminuição. Custos mais reduzidos podem significar um controle eficiente, mas também podem levar a uma baixa na qualidade operacional e produtiva. Um software de gestão e análise de custos pode ser uma ferramenta muito útil nesse momento, ajudando com eficiência a computar e comparar os gastos de forma periódica.

Aqui, também vale mencionar que orçar e oferecer benefícios empresariais — plano de saúde, plano odontológico, vale-alimentação, vale-refeição, vale-presente, vale-transporte, etc. — pode evitar gastos com encargos sociais (INSS, FGTS, PIS/PASEP), visto que aumenta o engajamento da equipe e ameniza a necessidade de novas contratações. 

Faça um planejamento financeiro

Depois de uma análise aprofundada e bem elaborada, agora é a hora de elaborar um novo planejamento financeiro, ou revisar o plano atual com novas metas e estratégias. 

Assim, você consegue fazer estimativas de médio e longo prazo, a fim de prever receitas e despesas. Essas práticas atuarão como um alerta antecipado, que contribuem para identificar reduções no fluxo de caixa, encontrar necessidades de fazer empréstimos e compreender o melhor momento para os projetos.

Esse tipo de planejamento também permite que você acompanhe todo o progresso financeiro e solucione os problemas de como reduzir custos operacionais com rapidez. Para isso, basta seguir os seguintes passos:

• revisar o plano estratégico da PME;
• criar projeções financeiras;
• organizar empréstimos, financiamentos e medidas econômicas;
• elaborar um plano de contingência para emergências.

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Crie um cronograma para analisar os custos com frequência

Ao aplicar estratégias de gestão de custos nas micro e pequenas empresas, muitas instituições até ficam atentas em alguns momentos, mas, com as inúmeras obrigações do cotidiano, acabam por se acomodar e deixar a prática de lado. 

Porém, essa negligência pode levar a diversos prejuízos e até mesmo prejudicar toda a estratégia realizada para o corte de despesas, e por isso, deve ser evitada ao máximo.

Nesse sentido, crie um cronograma para fazer essa revisão em diversos momentos e siga-o com atenção. Não adie a análise, pois os custos sofrem variações de um dia para o outro, refletindo em uma perda significativa de capital sem nem mesmo saber exatamente onde.

Também vale se atentar às mudanças de preços em mercadorias e serviços, reavaliando orçamentos, mas mantendo a mesma qualidade de trabalho e de mercado (satisfação de clientes). Nesse caso, muitos fornecedores e parceiros oferecem boas oportunidades em determinados períodos do ano que podem impulsionar sua PME de forma competitiva.

Otimize a gestão do estoque

Dentre os custos de uma empresa, o estoque costuma ser bastante representativo. Os custos de estoque são provenientes dos gastos com acondicionamento e manutenção de lotes (produtos) durante determinado período. Ele é monitorado para definir o nível de lucratividade de uma empresa, além de apontar o nível de lote necessário para suprir a demanda.

O principal segredo para um bom controle de armazém é fugir de estoques em excesso, para não ter de lançar descontos exorbitantes com a finalidade de liquidar itens por preços muito inferiores e levar prejuízo.

E para fugir desse tipo de conduta, algumas práticas são necessárias, como:

• diminuir o prazo de entrega com os fornecedores;
• avaliar a frequência de compra;
• otimizar o tamanho dos pedidos;
• eliminar estoques obsoletos;
• realizar uma análise periódica de estoque mínimo.

Saiba negociar com seus fornecedores

Ao fazer uma negociação de sucesso com seus fornecedores com foco na economia de investimentos em alguns setores, você pode gastar com eficiência em outros assuntos que achar pertinente.

Vale reforçar que o foco não é procurar os preços mais baixos possíveis: também é importante negociar outras condições pertinentes, como formas de pagamento, qualidade dos produtos, prazo de entrega, entre outros.

Além disso, considere também os fornecedores de benefícios empresariais para atender às necessidades da sua equipe. Faça parceria como uma empresa referência no ramo para ter certeza de que contará com a qualidade desejada pelo seu time de colaboradores.

Por fim, um bom relacionamento com fornecedores precisa:

• partir de um relacionamento com foco no ganha-ganha;
• ser embasado em um diálogo honesto e transparente;
• ser flexível durante e após as negociações.

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Melhore os processos

Quer mais práticas para reduzir custos na empresa? Com uma abordagem de otimização operacional, você não somente diminui o valor dos orçamentos, como otimiza as atividades do negócio. Isso permite que sua PME seja mais eficiente, evitando custos desnecessários e permitindo que novos gastos não sejam substituídos pelos antigos.

Para isso, registre seus principais centros de custo, que podem estar vinculados à produção, compra (reposição), marketing e vendas, administração e finanças. Utilize seus últimos demonstrativos de lucros e perdas e avalie todos os seus gastos — dos mais altos para os mais baixos — e, em seguida, descubra os fatores nos quais são possíveis economizar.

Mesmo que o lucro seja relevante para o sucesso de um negócio como um todo, a melhoria e a gestão aprimorada de custos são, certamente, mais importantes. Afinal de contas, sem dinheiro em caixa não tem como permanecer atuando no mercado por muito tempo.

Invista em tecnologia

A tecnologia é o melhor caminho para gerar economia nas empresas e uma das práticas para reduzir custos na empresa mais inteligente. Isso porque a substituição de atividades manuais, recorrentes, burocráticas e lentas por soluções automatizadas aumenta o rendimento, evita o retrabalho e o surgimento de erros internos.

Hoje já existem ferramentas de gerenciamento integrado que administram vários departamentos do negócio de forma simultânea, como contabilidade, financeiro, departamento pessoal, estoque, vendas, garantindo um suporte preciso e acessível para o negócio como um todo.

Além disso, esse tipo de solução elimina a necessidade de contratar muitos funcionários para realizarem as tarefas diárias, além de diminuir a necessidade de arquivos físicos, que consomem mais espaço e recursos.

Esperamos que essas dicas de como reduzir custos na empresa possam ajudá-lo a fazer uma gestão econômica exemplar. Para isso, basta colocá-las em prática para ter mais recursos financeiros à disposição para resolver emergências e promover melhorias, para ajudar sua PME a crescer e ganhar cada vez mais destaque no mercado.